Sistemas administrativos que ayudan a optimizar las actividades básicas de tu empresa.

En toda empresa hay 3 operaciones básicas que se tienen que realizar, sin excepción y los sistemas administrativos te ayudan a realizarlas. Estas actividades son: Nómina, inventarios y facturación.

Facilitar su realización no solamente es esencial para mantener una buena organización correcta en la empresa, sino que también el uso de las herramientas informáticas que ayudan a realizar estas tareas, permitirán a todas las pequeñas y medianas empresas mantenerse al día y muy bien organizadas. 

Sistemas administrativos:

Nóminas.

La nómina es un concepto utilizado en la antigua Roma para referirse a una lista con los nombres de las personas que integraban una organización y definir la cantidad que se les pagaba.

Aunque poco ha cambiado en su esencia, gestionar la nómina de una compañía posee un importante peso legal y jurídico, por lo que debe elaborarse con seriedad.

La operación de nómina es muy importante para una empresa. ¿Por qué? Una publicación hecha por The Workforce Institute (empresa de investigación sobre los problemas en el lugar de trabajo que enfrentan las organizaciones de todo el mundo), puso en evidencia que tan solo dos errores en el pago de la nómina eran motivo suficiente para que los empleados comenzaran una nueva búsqueda de trabajo. 

Pero, ¿cuáles son los errores que alguien podría cometer en la nómina? Varían, ya que pueden ir desde los más mínimos como lo son: errores de cumplimiento, entrada de datos inexacta o incorrecta, pérdida de tiempo ya que el trabajo se hace manual, mala gestión por parte de la persona administradora, entre otros.

Los expertos como la empresa The Payrolledge (Organización que ofrece soluciones de recursos humanos en Canadá y Estados Unidos), recomiendan que, para llevar una buena gestión sin inconsistencias en la nómina, son necesarias las herramientas como el software de gestión de nómina, ya que facilitan los procesos y reducen la cantidad de horas de trabajo que normalmente se hacían de manera manual a cuestión de minutos.

Inventarios.

Los inventarios en una organización son de alta importancia, ya sea una empresa PYME o de gran tamaño. Tener el control de una manera sofisticada, implica poseer una mayor supervisión del stock, a reducir costos y acelerar el cumplimiento de la demanda. Pues bien, las empresas diariamente tienen nuevos retos y nuevas competencias, por lo cual las impulsa a no solo ser buenas si no excelente, por ende, el crecimiento excesivo de la competencia exige a las compañías tener un mayor nivel de respuesta y de eficiencia en sus procesos para de esa manera poder tener una acogida en el mercado en el que se esté moviendo.

Los artículos que están en almacén son dinero en pausa, por lo tanto, todas las empresas deben convertir su inventario en efectivo lo más rápido posible.

La empresa como la firma Project Line, aconseja utilizar un tipo de sistema administrativo que permita automatizar la gestión de inventario para evitar consumir tiempo, errores humanos, o tener a la mano datos relevantes y en tiempo real. Esto asegura la eficiencia del control total de los inventarios.

Facturación

La factura es un documento de suma importancia y debe ser emitida con la mayor precisión, claridad y exactitud. Cualquier error en la confección de la factura supone un problema de cobro. La factura debe incluir todos los datos que obliga la legislación y asimismo los que solicita el cliente.

Cuando te enfrentas ante la necesidad de hacer facturas, no se trata de únicamente una obligación fiscal. La facturación cumple también una función de control dentro la empresa.

Por tanto, cuando apuestas por un programa de facturación no lo debes hacer solo porque tengas que emitir facturas, sino también por otros beneficios inherentes al hecho de facturar.

Un estudio hecho por el Instituto de Finanzas y Gestión (IOFM, por sus siglas en inglés) llamado: The AP Control Panel Survey, demostró que para todas aquellas empresas que han automatizado su proceso de facturación les resultó mucho más fácil rastrear sus facturas para así clasificarlas según el número de factura, proveedor, fechas de vencimiento, resolver problemas rápidamente en cuestión de pagos, etcétera. 

Actualmente contamos con sistemas administrativos que pueden realizar esas actividades sin problema y sin necesidad de perder tiempo que se puede utilizar en otras actividades.

CONTPAQi® Nóminas y CONTPAQi® Comercial son los sistemas que permiten mantener un buen control administrativo de la empresa; mientras que el primero ayudará a que los procesos de la nómina sean mucho más eficientes, el segundo permite el control del inventario, así como el registro de todas las operaciones comerciales, entre muchas otras funciones.

Anímate a tener un buen control de tu empresa. Nosotros te ayudamos.

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